...
Was aber nicht heißen muss, dass es nicht möglich ist, die Kultur des Meetings in Hinblick auf eine angenehme Atmosphäre und Output ebenso besonders zu gestalten.
Viele berufliche Pflichtzusammentreffen sind oft sehr informell und finden in ungemütlichen, meist kargen und steril eingerichteten Besprechungszimmern statt.
Wenn es um wichtige Themen geht, ist es auch wichtig, einen Ort dafür vorzubereiten, der es möglich macht, sich bestens zu konzentrieren und einbringen zu können.
Dazu gehört eine perfekte Planung im Vorfeld:
1. Wann wird das Meeting stattfinden? Wählen Sie einen geeigneten Zeitpunkt, der Raum für ein ausführliches Gespräch lässt.
2. Wo wird das Meeting stattfinden? Wenn Sie es wissen, lassen Sie den Raum vorbereiten oder tragen selbst mit ein paar wenigen Handgriffen dazu bei. Wasser auf den Tisch, genügend Schreibmaterial, 1 Flipchart. (Überprüfen Sie Heizung, Klima, Beleuchtung, Strom und Beamerausrüstung!)
3. Erstellen Sie eine sorgfältig vorbereitete Agenda auf einem übersichtlichen A4 Sheet mit den wichtigsten Themen, die es zu erörtern gilt.
4. Erscheinen Sie federführend pünktlich zu dem Meeting und signalisieren Sie Ihrem Team, dass es Ihnen wichtig ist. (Vorleben statt vorgeben!)
5. Sorgen Sie für eine positive Atmosphäre!
Entspannte Teammeetings, die geplant sind, bieten Raum für kreatives Denken und gemeinsame Kommunikation in einem geschützten Rahmen.
Fragen Sie sich in der Planung des nächsten Teammeetings vielleicht, ob es wirklich das unpersönlich große Besprechungszimmer sein muss, oder ob das Treffen nicht auch an einem gemütlicheren Ort im Büro stattfinden kann. Ein paar Stühle oder Sitzgelegenheiten mit einem Kaffeetisch in der Mitte und A4 Hartmappenunterlagen für jeden zum Mitschreiben machen die Gesprächsatmosphäre, in der es oftmals nur um kurze Updates geht, oftmals amikaler und persönlicher!
Meetings erfolgreich gestalten:
Es braucht einen Leader, der die Agendapunkte im Auge behält und dezent im Hintergrund die Richtung vorgibt, sodass sichergestellt ist, dass das Meeting auch zu einem Ziel gelangt, dessen Weg über sinnvolle Inhalte führt.
Halten Sie die wichtigsten Punkte des Meetings fest, überprüfen Sie, dass jeder seinen Part der offenen Aufgaben bis zum nächsten Meeting kennt und stellen Sie sicher, dass jeder seine Aufgabe verantwortungsbewusst einhält, indem Sie mit einem Abschlussprotokoll zur Erinnerung sorgen und bereits das nächste Meeting einplanen!
Gutes Gelingen für das nächste Zusammentreffen wünscht Lucia Schultes
Schliessen ...